在“保護(hù)音像表演外交會(huì)議”一號(hào)會(huì)議室旁，有一個(gè)看上去有點(diǎn)像傳達(dá)室分信箱似的文件柜。中青旅綜合服務(wù)組的陳妍向記者介紹說，這個(gè)文件柜是“世界知識(shí)產(chǎn)權(quán)組織”（WIPO）要求中方按照聯(lián)合國(guó)文件柜的制式特意打造的。
由于不同國(guó)家、不同地區(qū)的現(xiàn)狀、利益、需求都不相同。這個(gè)國(guó)家集團(tuán)關(guān)心的條款也許是另一個(gè)國(guó)家集團(tuán)認(rèn)為已不需修改的，而有一個(gè)國(guó)家或一個(gè)地區(qū)集團(tuán)出現(xiàn)爭(zhēng)議，會(huì)議就得等爭(zhēng)議國(guó)家或地區(qū)集團(tuán)內(nèi)部討論達(dá)成一致后才能形成新文本，所以會(huì)有很多臨時(shí)性文件需要馬上印出并準(zhǔn)備給那些需要的國(guó)家代表。
“你別看就是一個(gè)文件柜，但從開始接任務(wù)到最終完成卻花了三個(gè)多月的時(shí)間。WIPO對(duì)細(xì)節(jié)的要求很嚴(yán)格。文件柜每個(gè)格子都要能放下幾百張A4紙的文件，而且格子要足夠多，以供WIPO分配文件編碼。比如說從A到Z。聯(lián)合國(guó)會(huì)議的一個(gè)特點(diǎn)是，與會(huì)代表所需要的文件很多時(shí)候是不同的。這個(gè)代表可能要A、W文件，另一個(gè)可能要D、L、S文件。我們最先按照WIPO給的照片做了一個(gè)文件柜，但完工后發(fā)現(xiàn)它太沉了，六七個(gè)小伙子都抬不動(dòng)。于是我們就把它分為兩半，并加寬了下半部以求穩(wěn)固。這個(gè)因地制宜的修改也得到了WIPO的認(rèn)可”，陳妍告訴記者。
最開始，中青旅為文件服務(wù)臺(tái)配備了四名工作人員。結(jié)果在會(huì)議第一天就出現(xiàn)了“狀況”：“在會(huì)議茶歇的時(shí)候，很多代表都到文件臺(tái)取要文件，出現(xiàn)了排隊(duì)的現(xiàn)象。工作人員打電話緊急匯報(bào)情況，我們馬上增派了一倍的人手過去。經(jīng)歷這次我們就知道了，原來聯(lián)合國(guó)會(huì)議的代表習(xí)慣在茶歇的時(shí)候取文件，而不是像大多數(shù)會(huì)議那樣在會(huì)前或會(huì)后?！?nbsp;
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